دکان کی اسٹاک گنتی: ایک عملی گائیڈ
دکان کئی دن بند کیے بغیر اسٹاک کیسے گنیں: پوری گنتی اور ہر ہفتے کی چھوٹی گنتی کا فرق، تیاری کیسے کریں، صحیح گنتی کیسے ہو، اور جب شیلف اور سسٹم کا حساب نہ ملے تو کیا کریں۔
- شائع ہوا
- پڑھنے کا وقت
- 5 منٹ میں پڑھیں
اسٹاک گنتی کا مطلب ہے کہ شیلف اور گودام میں جو مال اصل میں پڑا ہے اسے گنیں، اور اس سے ملائیں جو آپ کے ریکارڈ کے حساب سے ہونا چاہیے۔ زیادہ تر دکاندار جانتے ہیں کہ یہ کام کرنا چاہیے، پھر بھی اسے ٹالتے رہتے ہیں، کیونکہ لگتا ہے کہ پورا ویک اینڈ دکان بند کر کے ڈبے گننے پڑیں گے۔ ایسا ضروری نہیں۔
گنتی کیوں ضروری ہے
- اس کے بغیر پرافٹ غلط نکلتا ہے۔ مہینے کا پرافٹ آخر میں بچے اسٹاک کی ویلیو پر چلتا ہے۔ وہ اندازے سے لکھیں گے تو پرافٹ بھی اندازہ ہی ہوگا۔
- نقصان چھپا رہتا ہے۔ چوری، ٹوٹ پھوٹ، ایکسپائری، غلط بلنگ اور بغیر ریکارڈ کے مال کی منتقلی، یہ سب صرف شیلف اور سسٹم کے فرق میں ہی نظر آتے ہیں۔
- دوبارہ آرڈر غلط ہو جاتا ہے۔ سسٹم دس بتائے اور شیلف پر دو ہوں، تو آرڈر دینے سے پہلے ہی مال ختم ہو جائے گا۔
- اسٹاف سنجیدہ رہتا ہے۔ باقاعدہ گنتی سے سب کو پتا رہتا ہے کہ اسٹاک پر نظر رکھی جا رہی ہے۔
پوری گنتی یا تھوڑی تھوڑی گنتی
پوری گنتی میں سارا مال ایک ساتھ گنا جاتا ہے۔ یہ سال میں کم از کم ایک بار کریں، بہتر ہے کسی ہلکے وقت میں (کچھ دکانیں مالی سال کے آخر میں کرتی ہیں، کچھ عید کے بعد والے ہفتے میں)۔ اس سے آپ کو ایک صاف شروعات مل جاتی ہے۔
تھوڑی تھوڑی گنتی (cycle count) میں ہر ہفتے دکان کا ایک چھوٹا حصہ گنا جاتا ہے: ایک کیٹیگری، ایک ریک، یا آپ کے سب سے زیادہ بکنے والے پچاس آئٹم۔ ایک دو مہینے میں سب کچھ گنا جاتا ہے، اور دکان کبھی بند نہیں کرنی پڑتی۔ تیز بکنے والا اور مہنگا مال، سست اور سستے مال سے زیادہ بار گنیں۔
| مال کی قسم | کتنی بار گنیں |
|---|---|
| مہنگا مال (موبائل فون، پرفیوم، برانڈڈ گھڑیاں) | ہر ہفتے |
| تیز بکنے والا مال (تیل، گھی، سگریٹ، مشروبات) | ہر ایک یا دو ہفتے |
| عام شیلف کا مال | ہر مہینے |
| سست اور سستا مال | چند مہینوں بعد |
گنتی کیسے کریں
یہی طریقہ دس منٹ کی چھوٹی گنتی میں بھی چلتا ہے اور پوری گنتی میں بھی۔ اگر آپ پہلے کاغذ پر گنتے ہیں تو پرنٹ ہونے والی اسٹاک گنتی شیٹ کام آئے گی۔
قدم 1: جگہ اور وقت چنیں
ایک کیٹیگری یا ریک اور کوئی ہلکا گھنٹہ چنیں۔ اسٹاف کو بتا دیں کہ گنتی کے دوران اس حصے کا مال ادھر ادھر نہ کریں۔
قدم 2: رکا ہوا کاغذی کام پہلے پورا کریں
جو خریداری، واپسی اور منتقلی آ چکی ہے، سب پہلے درج کریں۔ مال کی ڈیلیوری درج کرنے سے پہلے گنتی کی تو جھوٹا فرق بنے گا۔
قدم 3: لسٹ سے نہیں، شیلف سے گنیں
ایک ایک شیلف پر جائیں، بائیں سے دائیں، اوپر سے نیچے۔ ہر پیس گنیں، اگلی قطار کے پیچھے والا اور گودام والا مال بھی۔
قدم 4: اسی یونٹ میں گنیں جس میں بیچتے ہیں
اگر پیس کے حساب سے بیچتے ہیں تو پیس گنیں، چاہے خریدا کارٹن میں ہو۔ کھلے کارٹن کی گنتی پوری نہیں ہوتی، اسے الگ سے گنیں۔
قدم 5: درج کریں اور ملائیں
جو گنا ہے وہ درج کریں۔ کچھ بھی پکا کرنے سے پہلے ان آئٹمز کو دیکھیں جن میں فرق آیا ہے۔
قدم 6: بڑے فرق دوبارہ گنیں
جس آئٹم میں بڑا فرق ہو، اسے کوئی دوسرا بندہ دوبارہ گنے۔ کئی فرق دوبارہ گنتی میں ختم ہو جاتے ہیں۔
قدم 7: پکا کریں اور حساب برابر کریں
جب یقین ہو جائے تو گنتی سیو کریں تاکہ سسٹم شیلف کے برابر ہو جائے، اور ہر فرق کی وجہ لکھ دیں۔
فرق کی وجہ کیسے ڈھونڈیں
فرق کا مطلب یہ نہیں کہ چوری ہوئی ہے۔ کسی پر الزام لگانے سے پہلے عام وجوہات دیکھیں:
- غلط آئٹم کا بل۔ گاہک نے "Surf 1kg" لیا اور کیشیئر نے "Surf 500g" کا بل بنا دیا۔ ایک آئٹم کم نکلے گا، دوسرا زیادہ۔ ایسے جوڑے ڈھونڈیں۔
- بغیر ریکارڈ کی خریداری یا واپسی۔ مال آ گیا مگر درج نہیں ہوا، یا سپلائر کو مال واپس کیا اور ریکارڈ نہیں رکھا۔
- یونٹ کی گڑبڑ۔ پورا کارٹن ایک پیس کے طور پر درج ہو گیا، یا وزن سے کھلی سیل ہر بار نیچے کی طرف گول ہوتی رہی۔
- ٹوٹا یا ایکسپائر مال بغیر ریکارڈ کے پھینک دیا۔ نقصان اسی وقت درج کریں جب ہو، گنتی کے دن نہیں۔
- دکانوں کے بیچ منتقلی۔ دوسری برانچ کو مال بھیجا مگر منتقلی کی پرچی نہیں بنی۔
اگر ہر گنتی میں انہی آئٹمز میں فرق آتا رہے، اور ان میں سے کوئی وجہ نہ بنے، تو دیکھیں کہ وہ مال کون سنبھالتا ہے اور کب۔ اس پہلو پر ہماری گائیڈ کاؤنٹر پر چوری کیسے روکیں میں تفصیل ہے۔
اسکرین پر گنیں، فرق ساتھ ساتھ دیکھیں
سرچ سے، بارکوڈ اسکین سے یا پوری کیٹیگری ایک ساتھ آئٹم شامل کریں، شیلف پر جو ہے وہ لکھیں، اور سیو کرنے سے پہلے سسٹم کی گنتی، فرق اور اس کی ویلیو دیکھیں۔
- کاسٹ پر اسٹاک کی ویلیو
- ختم ہونے والے آئٹم
صحیح گنتی کے لیے چند باتیں
- ہر حصے پر دو بندے: ایک گنے، دوسرا لکھے یا ٹائپ کرے۔ آدھے کام کے بعد جگہ بدل لیں۔
- بارکوڈ استعمال کریں: اسکین کر کے آئٹم ڈھونڈنے سے غلط نام کے نیچے گنتی نہیں ہوتی، خاص کر ملتے جلتے مال میں۔
- جس حصے میں بلنگ چل رہی ہو وہاں گنتی نہ کریں۔ گنتی کے دوران ہر سیل نمبر بدل دیتی ہے۔
- گنی ہوئی شیلف پر نشان لگائیں، چھوٹا اسٹیکر یا چاک، تاکہ کچھ دو بار نہ گنا جائے۔
- گنتی چھوٹی رکھیں: ایک گھنٹے کی دھیان والی گنتی تھکے ہوئے پورے دن کی غلطیوں سے بہتر ہے۔
گنتی کے بعد
صرف یہ نہ دیکھیں کہ کتنے آئٹمز میں فرق ہے، یہ دیکھیں کہ فرق کی ویلیو کتنی ہے۔ تین فون کور کم ہونا ایک فون کم ہونے سے چھوٹی بات ہے۔ ہر گنتی کا کل نقصان وقت کے ساتھ نوٹ کرتے رہیں: اگر یہ بڑھ رہا ہے تو طریقے میں کچھ بدل گیا ہے۔ گنتی کو صفائی کا موقع بھی بنائیں: ایکسپائر مال ہٹائیں، غلط ریٹ ٹھیک کریں، اور وہ نام درست کریں جن سے اسٹاف الجھتا ہے۔
Nafaa میں گنتی کیسے ہوتی ہے
Nafaa کی اسٹاک گنتی میں آپ پروڈکٹ سرچ سے، بارکوڈ اسکین سے یا پوری کیٹیگری ایک ساتھ شامل کر سکتے ہیں، اور ہر ایک کی شیلف والی تعداد لکھ سکتے ہیں، ہر سائز یا رنگ کی الگ بھی۔ لکھتے ہی سسٹم کی تعداد، فرق اور اس کی ویلیو سامنے آ جاتی ہے۔ سیو سے پہلے ایک خلاصہ دکھتا ہے؛ جب آپ پکا کرتے ہیں تو ہر فرق اسٹاک میں جمع یا کم ہو جاتا ہے اور آپ کو کل بڑھا اور کل گھٹا ہوا مال نظر آتا ہے۔ ٹوٹ پھوٹ اور ایکسپائری ہوتے ہی اپنی الگ اسکرین پر درج ہوتی ہے، اور اسٹاک کی ہر حرکت اس کی ہسٹری میں رہتی ہے۔
